Система позволяет автоматизировать процесс рассмотрения документации. Бизнес-процесс (БП) обеспечивает консолидацию результатов рассмотрения в одном окне с возможностью комментирования pdf-файлов, автоматически формируя лист замечаний для его последующей отправки подрядчику.
Запустить БП можно несколькими способами: на основе выделенной документации в дереве проектов и из формы входящей накладной. Закладки «Рецензенты», «Информируемые лица», а также поля «Куратор» и «Руководитель» заполняются автоматически по шаблону согласования.
После запуска БП рецензенту, куратору, утверждающему и информируемому лицу поступают задачи в «Панель задач», а также приходят уведомления на внешнюю почту. По ссылке из письма можно перейти в необходимый БП в системе.
Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с указанными сроками и ролью участия (рецензент, куратор, руководитель, информируемое лицо) на основании матриц ответственности либо на основе заданной вручную информации при старте БП.
- Рецензент – лицо, представитель дисциплин, чье направление затронуто в документации. Рецензент рассматривает и своевременно выдает замечания к документации.
- Куратор – лицо, отвечающее за рассмотрение документации в целом, а также качество комментариев, которые предоставили рецензенты.
- Руководитель – лицо, отвечающее за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.
- Информируемое лицо – лицо, которому приходят уведомления на почту при старте и завершении БП.
Система применяет следующий алгоритм БП:
- Формирование задач по рассмотрению документации для рецензента и куратора;
- Автоматическое (опционально) закрытие задач рецензентов с пометкой «Выполнена автоматически» в случае срыва срока выполнения;
- Формирование задачи руководителю (если он указан в БП) по завершению задачи куратором;
- Формирование задачи инициатору БП о необходимости отправки результатов рассмотрения.
Рассмотрение документации производится в окне «Оформления замечаний», где участники БП указывают состояние рассмотрения для каждого документа и при необходимости добавляют замечания.
При рассмотрении документации участники БП могут оставлять текстовые замечания и добавлять файлы, а также использовать меню "PDF-Комментирование" – добавление текстовых и графических комментариев непосредственно на странице pdf-файла в онлайн-режиме. Функция доступна внутри системы без использования сторонних приложений.
Система автоматически формирует лист замечаний вместе с задачей инициатору БП об отправке подрядчику результатов рассмотрения документации.
БП завершается после подготовки накладной и выполнения задачи об отправке подрядчику результатов рассмотрения документации.