Система позволяет автоматизировать процесс согласования документации, писем, протоколов, договоров и т.д. Модуль является универсальным за счет возможности создания этапов, что позволяет применить разные маршруты процессов без доработок системы. БП обеспечивает отображение результатов согласования в одном окне.
Документы на согласование рассылаются инициатором в соответствии с указанными сроками и ролью участия (согласующее лицо, ответственный, информируемое лицо) на основании матрицы ответственности либо на основе заданной вручную информации при старте БП.
- Согласующие лицо – лицо, участвующее в согласовании документа.
- Ответственный – лицо, отвечающее за контроль задач других участников БП.
- Информируемое лицо – лицо, которому приходят уведомления на почту при старте и завершении БП.
На почту согласующему лицу при создании задачи поступает уведомление на внешнюю почту с навигационной ссылкой для перехода в систему.
Этап «Согласование» является основным, набор согласующих лиц обеспечивается ведением матриц ответственности, которые в cистеме представлены в справочнике «Шаблоны согласования». Остальные этапы добавляются при необходимости создания дополнительных задач, например, для подготовки накладной на передачу документации после ее согласования.
Согласующие лица могут использовать следующие варианты оформления замечаний:
- Меню «Комментирование» – комментирование файлов документа с их выгрузкой на локальный компьютер;
- Меню «PDF» – комментирование pdf-файла документа средствами cистемы;
- Оставлять комментарии и файлы непосредственно в окне БП.
Для завершения задачи для всех документов устанавливается результат согласования. Если для документа указан результат «Отклонено», то заполняется колонка файла или текста замечаний.
Если при согласовании документа были выданы замечания, то для инициатора БП будет создана задача по отработке замечаний. Отработка замечаний происходит путем корректировки исходных файлов документа.
После отработки замечаний инициатором, согласующим лицам поступят задачи на повторное согласование. После завершения согласования состояние документации меняется на целевое, при наличии других этапов исполнителю поступает соответствующая задача.
БП завершается после выполнения всех задач по этапам.