Опыт внедрения системы технического документооборота «Appius-PLM ТДО» в ООО «ГПИ Сахалин»

Компания "APPIUS-Цифровые решения" завершила внедрение системы технического документооборота «Appius-PLM Технический документооборот» (далее - "Appius-PLM ТДО") в крупном российском центре по оказанию инжиниринговых услуг ООО «ГПИ Сахалин».

Краткая справка

ООО «ГПИ Сахалин» (далее – Заказчик) – специализированный центр компетенций для оказания проектно-технических услуг на производственных и инфраструктурных объектах любой сложности. ЗАКАЗЧИК предоставляет полный цикл инжиниринговых услуг (техническое сопровождение эксплуатации, архитектурное и гражданское строительство, управление строительством, подбор и поставка МТР и т.п.) в нефтегазовой и смежных отраслях экономики различных регионов нашей страны.

Необходимость внедрения системы «Appius-PLM ТДО» определили следующие факторы:

• существующая система технического документооборота не покрывала всех потребностей ЗАКАЗЧИКА, включая автоматизацию бизнес-процессов
• важность оперативного получения статистических сведений по состоянию подготовки документации
• потребность в переходе на современные методы обработки данных
• переход на программное обеспечение российской разработки

Цели проекта

Основными целями проекта внедрения были установлены:

• обеспечение сотрудников Заказчика единой системой технического документооборота;
• переход с ранее внедренной системы технического документооборота с целью автоматизации процессов контроля выпуска, согласования и рассмотрения проектно-технической документации;
• автоматизация специфических процессов работы с технической документацией таких, как верификация, модификация, внутри- и междисциплинарная проверки и др.;
• переход на отечественную систему на базе платформы 1С:Предприятие;
• структурирование и архивирование технической документации в разрезе проектов.

Выбор системы

Заказчик выбирал систему технического документооборота, в первую очередь, обращая внимание на эффективность работы пользователей, обеспечение технической поддержки собственными специалистами службы ИТ, а также на возможность интеграции с другими, уже использующимися на предприятии, конфигурациями на платформе 1С:Предприятие.

Кроме того, немаловажным фактором при выборе программного обеспечения стали широкие опции по систематизации хранения технической документации, а именно простое и быстрое перестроение имеющегося электронного архива. Именно поэтому было отдано предпочтение российской системе «Appius-PLM ТДО», работающей на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Команда внедрения

Со стороны "APPIUS-Цифровые решения" в проекте участвовали 1 руководитель проекта, 2 бизнес-аналитика и команда разработчиков. Со стороны Заказчика во внедрении принимали участие начальник управления информационного менеджмента проектов, инженер по управлению проектами, руководитель ИТ – проектов, команда проектных инженеров, группа ИТ-специалистов, включая разработчиков 1C, группа тестировщиков, включая отдел по контролю за документацией.

Этапы внедрения

Перед началом работы над проектом обе стороны составили и согласовали график, основными этапами которого являлись:

• совместная установка системы;
• ввод нормативно-справочной информации (проекты, объекты, дисциплины, виды документов, типы документов, статусы и т.д.);
• совместная загрузка существующих данных;
• разработка и настройка процесса «Верификация документов»;
• ввод данных по одному пилотному проекту;
• настройка импорта документации из входящей накладной;
• настройка создания проектов, новых документов, получение номеров, формирование календарного плана работ для выдачи задач исполнителям;
• настройка процесса рассмотрения документации;
• настройка уведомлений на внешнюю почту;
• разработка и настройка процесса «Заявка на модификацию документов»;
• разработка модуля интеграции с nanoCAD;
• разработка программы и методики испытаний системы;
• разработка эксплуатационной документации;
• проведение обучения и подготовка инструкций;
• проведение опытно-промышленного тестирования;
• ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Подготовка к внедрению

Подготовка к внедрению включала в себя ряд мероприятий. В первую очередь, команда внедрения провела обследование существующей организации технического документооборота непосредственно на территории Заказчик.

Были запрошены и тщательно проанализированы действующие инструкции, процедуры и регламенты, касающиеся разработки и управления проектной документацией. Более того, наши сотрудники провели серию интервью со специалистами Заказчика, непосредственно осуществляющими деятельность по управлению технической документацией. В ходе таких бесед были выделены важные особенности внутренних процессов Заказчика, определены ключевые требования к настройке системы. По итогам интервью и анализа документации была подготовлена «Процедура управления технической документацией проекта с помощью системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией», которая легла в основу дальнейшей настройки и доработки системы Appius-PLM ТДО. Этот документ включает в себя описание:

• уровней доступа, прав и ролей в системе;
• структуры документации и свойств элементов;
• методики присвоения обозначений документации;
• регистрации документации;
• разнообразных процессов рассмотрения документации;
• работы с накладными;
• процесса обмена документацией с контрагентами (подрядчиками, поставщиками);
• работы с финальными версиями документации;
• отчетов, которые можно подготовить автоматически.

Одна из особенностей внедрения системы – двуязычное представление информации, т.к. ранее ЗАКАЗЧИК осуществлял деятельность по управлению технической документацией на 2-х языках.

Разработка структуры дерева проектов

Дерево проектов системы является основным пользовательским интерфейсом, который при тщательно проработанном построении обеспечивает простой и быстрый доступ к нужной информации. Для Заказчика оптимальным оказалось комбинированное построение дерева проектов, т.е. была определена стационарная часть и динамические ветви дерева, которые выстраиваются и обновляются системой автоматически по предварительно настроенным правилам.

Кроме того, при определении структуры постарались учесть привычный сотрудникам Заказчика вид дерева в ранее использовавшейся системе. Стационарная часть дерева проектов была выстроена в соответствии с регламентом идентификации документов следующим образом (рис. 1).

Динамические разделы дерева проектов представлены такими разделами, как «Структура по дисциплинам», «Структура по разделам ПД» и др.
Для дальнейшей работы была создана библиотека шаблонов структур для новых проектов.

Рис. 1

Определение свойств элементов системы

Одним из важнейших и сложных шагов в самом начале внедрения системы было определение набора свойств для видов элементов системы (объекта, проекта, модуля, документов и т.п.). Свойства элементов являются основным инструментом для дальнейшей настройки различных функциональных модулей, например, на основе набора свойств документа были разработаны разнообразные системные отчеты и построена динамическая структура дерева проектов, упомянутая выше.

Загрузка существующих (исторических) данных

В "Appius-PLM Технический документооборот" предусмотрен типовой специализированный модуль универсальной загрузки документации. Этот модуль используется для импорта в систему как существующих данных, так и графика выдачи документации (создание пустых карточек документов, которые запланированы к выпуску), т.е. для загрузки главного реестра документации (Master Document Register / MDR).

Перед загрузкой существующих данных была выполнена подготовительная работа по экспорту информации из ранее использовавшейся системы, а именно были составлены реестры для загрузки, содержащие основные параметры документов (обозначение, наименование, статус, дисциплина, тип, основные вехи жизненного цикла – даты и т.п.). Кроме того, были сформированы (экспортированы из хранилища Заказчика) пакеты файлов документов, которые также загрузили в систему Appius-PLM ТДО.

Создание статусной модели для документации

На этапе внедрения особое внимание уделялось обеспечению прозрачности и понятности информации,
с которой работают рядовые пользователи. В частности, нужно было сделать так, чтобы при одном взгляде на свойства (их значения) сразу становился понятным текущий статус любого документа. Задача осложнялась тем, что в системе появились несколько видов документов с разным набором значений свойств.

Специалистами – аналитиками команды внедрения была разработана и внедрена статусная модель для каждого вида документации, в которой были обозначены все возможные комбинации значений свойств документации, меняющиеся в ходе жизненного цикла того или иного вида документа (рис. 2).

Статусная модель жизненного цикла документа (Design)

Рис. 2

На основе статусной модели был разработан и внедрен специальный справочник статусов для элементов системы, который позволил создать специфический набор значений статусов для каждого вида документации Заказчика (рис. 3).

Рис. 3

Настройка работы с накладными

В систему Appius-PLM ТДО встроен типовой модуль, который обеспечивает простую и быструю загрузку накладных (рис. 4).

Этот модуль является удобным инструментом для быстрой загрузки накладных и информации, переданной с ними. Перед использованием данного механизма была произведена его настройка в соответствии с форматом накладных, который использует ЗАКАЗЧИК. Таким образом, утвердив формат накладной и настроив импорта единожды, ЗАКАЗЧИК получил удобный инструмент для автоматической обработки данных (рис. 5).

Рис. 4

Рис. 5

Настройка процесса рассмотрения документации

Система Appius-PLM ТДО имеет встроенный типовой модуль бизнес-процесса рассмотрения документации, который позволяет автоматизировать рассылку материалов на рассмотрение ответственным специалистам (как по предварительно загруженной матрице распределения документов, так и составив список вручную), дает простой и удобный инструмент для комментирования (онлайн и офлайн), формирует сводные файлы результатов рассмотрения.

Для ЗАКАЗЧИКА была проведена настройка и адаптация типового решения, а именно:

• настроено автоматическое уведомление участников процесса, которое приходит на электронную почту;
• приведен в соответствие с требованиями ЗАКАЗЧИКА перечень возможных вариантов выбора результата рассмотрения документа («Вне компетенции», «Рассмотрен с замечаниями», «Рассмотрен без замечаний»);
• настроена логика и определены возможности роли куратора процессов рассмотрения в части работы с замечаниями рядовых рецензентов;
• настроен формат сводного листа замечаний, автоматически формирующегося системой по завершении процессов;
• настроен механизм запуска повторных процессов рассмотрения документации.

Рис. 6

Типовой модуль бизнес-процесса рассмотрения документации системы с самого начала был разработан таким образом, что в него заложены общепринятые понятия и механизмы рассмотрения документации, т.е. является универсальным инструментом, который может использоваться сразу после установки системы с минимальными и простыми настройками (рис. 6).

Разработка уникальных процессов работы с документацией

Деятельность ЗАКАЗЧИКА имеет ряд особенностей, которые отражены в бизнес-процессах работы с документацией. До внедрения системы подавляющее большинство этапов таких процессов выполнялись вручную с использованием стандартного пакета офисных программ (рис. 7).

Рис. 7

Был проведен тщательный анализ бизнес-процессов и созданы их карты, которые легли в основу их автоматизации. Для каждого процесса были определены участники, их роли и обязанности.

Множество документов, загруженных в систему, являются историческими данными, переданными ЗАКАЗЧИКУ в неупорядоченном виде. Для корректной организации документов в системе, их систематизации, возможности их поиска и т.п. документы – исторические данные проходят процесс верификации, в ходе которого сотрудниками ЗАКАЗЧИКА выполняется проверка соответствия текущих значений свойств документа его содержанию и требований к оформлению (рис. 8). Кроме того, проверяется наличие файлов разработки.

Рис. 8

Результатом прохождения документации через процесс верификации являются исправленные, корректные данные в карточках документов, что облегчает дальнейшую работу с ними.

Модификация документации

Другим уникальным процессом является модификация документации. Это один из основных бизнес-процессов, связанных с разработкой технической документации ЗАКАЗЧИКА. Для документации, подлежащей модификации, в дереве проектов была создана отдельная область, чтобы пользователям легко было ориентироваться во всем объеме документации.

Кроме того, команда внедрения пришла к выводу, что с учетом сложности процесса, необходимо создание нового элемента системы «Документ на модификацию» с определенным набором свойств и статусов (рис. 9).

Рис. 9

Модификация документации – это корректировка и обновление старых технических документов на промышленные объекты, находящиеся в эксплуатации, чем-то похоже на разработку документации по техническому перевооружению. С помощью системного модуля универсального бизнес-процесса был составлен и настроен процесс модификации (рис. 10).

Процесс был разбит на этапы (рис. 11). Система позволяет отследить и проконтролировать выполнение каждого этапа модификации, таким образом дает возможность понять, в каком состоянии находится документ, и кто за него отвечает в данный момент (рис. 12).

Рис. 10

Рис. 11

Рис. 12

В ходе процесса модификации система автоматически выполняет ряд операций по заранее установленным правилам, значительно экономя рабочее время сотрудников ЗАКАЗЧИКА:

• создание новых элементов определенного типа на основе уже существующих в системе;
• копирование файлов документов типа «Native file» с корректировкой его имени;
• корректировка номера документа;
• корректировка номера ревизии;
• создание двусторонней горизонтальной связи между элементами, обеспечивая таким образом быстрый переход между ними.

Внутри- и междисциплинарная проверка документации

В соответствии с регламентами ЗАКАЗЧИКА каждый разрабатываемый документ в зависимости от содержания должен пройти:

• только внутридисциплинарную проверку (проверка документа внутри одной дисциплины с последующим выпуском);
• внутридисциплинарную проверку с последующей междисциплинарной (проверка документа разными дисциплинами).

Процессы ЗАКАЗЧИКА являются разветвленными и сложными. Каждый этап процесса был реализован в системе в виде автоматически формирующейся задачи для пользователя в соответствии с ролью в конкретном процессе.

Для этапа «Первичная проверка» специалисты ООО «АППИУС-Цифровые решения» разработали справочник «Область проверки», в котором хранятся шаблоны для создания проверочных листов для разных документов в зависимости от их содержания (тип и дисциплина) (рис. 13).

Рис. 13

Гибкость программного кода позволила автоматизировать бумажные проверочные формы, которые использовали сотрудники ЗАКАЗЧИКА в повседневной работе (рис. 14).

В ходе проверки документа участники процесса проверяют соответствие оформления и содержания каждому требованию, перечисленному в проверочном листе.

Перечень областей проверки подбирается автоматически системой в зависимости от таких свойств самого документа, как группа, дисциплина и тип. По завершении проверки специалисты подписывают лист электронной подписью.

Кроме того, при необходимости можно вывести результат проверки на печать, т.е. система автоматически сформирует документ, соответствующий утвержденному внутренними регламентами формату.

Рис. 14

Интеграция с nanoCAD

Одной из важнейших задач этого проекта внедрения Appius-PLM ТДО было обеспечение интеграции с отечественной САПР-платформой nanoCAD, тем самым создавая единую комплексную среду для разработки и управления документацией.

Модуль интеграции позволяет выполнять следующие операции:

• сохранять документы;
• открывать документов DWG;
• блокировать документы от изменения при совместном редактировании;
• синхронизировать изменения свойств документов;
• работать с внешними ссылками xref.

Файл документа берется на редактирование в системе (рис. 15):

Рис. 15

После того, как файл откроется в nanoCAD, отобразится подтверждение связи файла с базой «Appius-PLM ТДО» (рис. 16):

Рис. 16

Открытый из системы файл запоминается компонентом до окончания редактирования. Можно продолжать редактирование локально, закрывать nanoCAD, документ и т.д. При сохранении файла в систему атрибуты его блоков анализируются, и их значения могут быть присвоены документу системы, файл которого необходимо сохранить. Такая синхронизация свойств при сохранении позволяет редактировать параметры основной надписи файла и сразу присваивать эти значения свойствам документа. Кроме того, предусмотрены ручные режимы синхронизации атрибутов и свойств документа с помощью специальных команд.

Обучение

Принимая во внимание большую численность персонала ЗАКАЗЧИКА и значительный объем информации, которую необходимо усвоить пользователям, обучение проводилось в несколько этапов. Во-первых, были составлены несколько программ для разных категорий пользователей:

1. Администратор системы
2. Администратор данных системы
3. Специалист по документообороту
4. Пользователь

Обучение администратора системы и администратора данных проходило также во время настройки, т.е. ответственные специалисты ЗАКАЗЧИКА непосредственно участвовали в управлении системными настройками, создании и заполнении основных справочников, создании и настройке учетных записей новых пользователей, работе с элементами системы и т.д.

Обучение рядовых пользователей проходило как офлайн, т.е. на территории ЗАКАЗЧИКА совместно с сотрудниками, так и онлайн. Несколько групп приняли участие в ряде обучающих семинаров, по окончании которых были переданы видеозаписи уроков, а также текстовые инструкции по работе с системой.

Перспективы развития системы

В ходе внедрения системы ЗАКАЗЧИК увидел перспективы для дальнейшей автоматизации процессов работы с технической документацией. Например, подготовка проектных документов, учитывающих требования к сертификации и иной документации для каждой единицы МТР в соответствии с внутренними регламентами, обеспечение возможности сквозного прослеживания и связывания каждой отдельной единицы МТР в различных документах, подготовка документов, необходимых для выполнения строительно-монтажных работ и т.п.

Кроме того, предполагается увеличение числа активных пользователей системы, в том числе и внешних контрагентов.